Muchas empresas consideran que organizar un evento corporativo es sencillo. Solo hay que contratar un salón all in one, que ofrezca un espacio, catering y soluciones técnicas (sonido, iluminación, pantallas), y convocar a los asistentes. No podrían estar más equivocadas.

En cualquier evento corporativo (ya sea una jornada de capacitación, el lanzamiento interno de un producto o la fiesta de fin de año), antes de organizar una acción es fundamental definir los objetivos a lograr, y sobre todo, saber qué quiere comunicar la empresa.

Asimismo hay que conocer la idiosincrasia de cada compañía, su cultura empresaria y la manera en que se maneja con sus diferentes públicos. No son iguales un banco extranjero que quiere demostrar seriedad y poder que una empresa dedicada al consumo masivo, o una tarjeta de crédito que busca mostrarse amigable con su target.

También será diferente el evento de una compañía ligada a lo humanístico respecto del que realice una tecnológica, que va a querer demostrar innovación y visión de futuro.Por otro lado, muchas veces se pone el acento en el despliegue de recursos para impactar a los asistentes (mucha tecnología, show de artistas conocidos, catering sofisticado, etc.), sin tener en cuenta si contribuye al logro de los objetivos. Pero más allá de elogios puntuales, si ese despliegue no coincide con el discurso que la empresa sostiene en otras áreas, incluso se le puede volver en contra.

Otro aspecto a observar especialmente es la seguridad del evento, en todos sus aspectos: que el proveedor de catering cumpla con los requisitos de seguridad alimentaria, que los accesos de entrada y salida sean los correctos y estén bien señalizados, que las instalaciones técnicas se encuentren en las condiciones adecuadas, que la capacidad del salón sea la que corresponde, que el escenario esté armado de una forma sólida y segura, que se cumpla con todas las ordenanzas municipales, son solo algunos aspectos a analizar.

La organización de un evento corporativo es muy compleja, ya que además de todas las variables que hay que realizar simultáneamente, hay que considerar que todo lo que la empresa hace está comunicando, y que cada compañía tiene su propio discurso. Por eso es importante que haya un profesional a cargo el tema, que pueda poner en juego su creatividad y su know how para que todo salga bien.

De acuerdo a los objetivos deseados, los recursos disponibles y la cultura corporativa, podrá plantear múltiples maneras de realizar la actividad. Y recién entonces habrá que elegir el espacio donde realizarla: podrá ser un salón o tal vez cumpla mejor con los requisitos una estancia, un hotel fuera de la ciudad o el auditorio de la propia empresa, con la ambientación apropiada.

Fuente: http://www.ieco.clarin.com/recursos-humanos/Recursos_Humanos-eventos_corporativos-fiestas_empresariales-AOFREP_0_1339066471.html

*Silvia Amarante es presidente de la Asociación de Eventos de la República Argentina, AOFREP.

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